10 étapes pour réussir votre événement digital avec brio

Avec la pandémie du Covid-19, plus de 5000 événements ont été  annulés dans le monde et plus de 3000 événements (Assemblées générales, colloques, inaugurations, anniversaires, conférences, salons, etc.) reportés dans les années 2021 et 2022. Aujourd’hui dans le monde, des millions d’emplois liés à ce  domaine sont pratiquement à l’arrêt ou menacés  avec des pertes énormes pour l’économie. Mais au-delà de ce coup très dur porté sur le secteur événementiel, la crise du Covid-19 a offert la possibilité aux entreprises et aux acteurs événementiels de se réinventer en profondeur en saisissant les opportunités que présente le numérique. Afin de vous accompagner sur ce sentier nouveau,  Baobab Solutions  a recensé 10 étapes pour un succès éclatant dans l’organisation d’un événement digital.

1. Déterminer l’axe stratégique de l’événement et définir les objectifs sous tous les angles (profils, nombre, état d’esprit, contenus, etc.) ;
2. Poser un cadre solide et un concept fort. Il s’agit de définir la date et de la durée, les lieux de tournage et de retransmission, les coûts (bien que certains coûts disparaissent), les ressources techniques et créatives ;
3. Choisir les meilleurs outils. Il n’existe pas d’outils parfaits mais des manières à la fois technologiques et créatives pour tirer le meilleur parti de ces outils. Il s’agit des outils de vidéoconférence, les outils d’interactivité, les plateformes de gaming, les outils de réalité virtuelle, de partage de documents, de partage d’écran, de pré-live ou de post-live;
4. créer un univers immersif et dynamique. une fois les outils choisis, il est question de plonger les participants dans un univers fort afin de capter leur attention et valoriser les messages et expériences que vous souhaitez leur faire vivre;
5. Assurer le storytelling. comme dans tout élément physique, vous allez dans le cadre d’un e-événement, emmener les participants dans un vrai parcours, où ils seront guidés d’un point à l’autre à travers plusieurs étapes. Permettez aux  participants de découvrir et vivre les émotions.
6. Booster l’interactivité: Il s’agit de faire en sorte que les participants soient et restent connectés tout au long de votre e-événement;
7. promouvoir son e-événement. La communication est indispensable pour médiatiser votre événement, recruter les participants et toucher les sponsors…
8. Capitaliser l’expérience-participant. la qualité du son, de l’image et des plateformes sont des éléments à maîtriser pour un e-événement sans fausse note.
9. sécuriser tous les aspects de son événement. les aspects juridiques, techniques et sécuritaires doivent être pris en compte tout au long du processus.
10. Evaluer et continuer à faire vivre son e-événement. L’e-événement ne se termine pas une fois la connexion coupée avec son public Il est important de l’évaluer en mesurant son ROI (return on Investment) et de continuer à le faire vivre à travers des podcasts et des replay en Streaming.

Beaucoup d’entreprises et d’organisations ont fait confiance à Baobab Solutions et réussissent chaque jour avec brio  leurs événements digitaux en Afrique et partout dans le monde.

Robert Braud

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